Operations Coordinator (Coordinador de Operaciones)

Location: Jalisco, Guadalajara, Mexico

Department: Operations

Type: Full Time

Min. Experience: Entry Level

What are we searching for…...

  • OEC Group is currently looking for both entry level and candidates with around 1-3 years of related experience who are interested in the Logistics/Supply chain industry.
  • During your training program you will work with our operations trainer, learning the basics of the cargo shipping industry.
  • The Operations Coordinator is primarily responsible for ensuring the appropriate and timely movement of shipments, while complying with all internal and external requirements.

What we can offer:

At OEC Group, we have created an interactive training program focused on educating and engaging our new hires. Our training department adapts the training program to ensure all material is understood. Encouraging our new hires to utilize skills, and knowledge that will guarantee their success in the role. During the training, you will be provided with several resources to assist with the learning process, including simulation courses, group activities, and individual review time. After successfully completing our training program, you will be assigned to a direct supervisor that will continue to nurture, and support your new role of Operations Coordinator.

Company Overview

Established in 1981, OEC Group is one of the leading NVOCC freight forwarding companies. With headquarters located in Taipei, Taiwan, as well as regional headquarters in New York and branches throughout Asia, North America and Europe; OEC Group enjoys a strong position in a rapidly growing market.

Company Culture

OEC Group provides a fun, family-oriented work culture. We are a well-established company that is continually growing and looking for strong team players. We often host company outings such as team dinners, holiday parties, company picnics, and team building activities!

Essential Duties and Responsibilities include the following. Other duties may be assigned.

  • Tracking, tracing, and updating the status of shipments on a daily basis.
  • Conducting an AMS Download on a daily basis.
  • Accurate and timely data entry into our system (FreightStream).
  • Effective communication with customers, vendors, other OEC offices, and co-workers through a high volume of e-mails, phone calls and verbal contact.
  • Monitoring of reports.
  • Accurate and timely billing to customers.
  • Maintaining strong and effective relationships with vendors (shipping lines, trucking companies, etc.).
  • Meet key performance indicators to support the department, branch, product and overall company goals.
  • Must have the desire to understand the operational process flow and constantly seeking improved ways for efficiency.
  • Reporting workflow progress to Management on a frequent basis.
  • The Operations Coordinator will be scheduled to attend mandatory training classes as needed.
  • The Operations Coordinator is primarily responsible for tracking, tracing, and updating shipments while developing and maintaining good relationships with carriers, truckers, customers and warehouses, etc.
  • The Operations Coordinator also ensures that shipments and deliveries arrive in a timely manner by meeting several deadlines throughout the process.
  • Creating internal customer profiles in FreightStream to provide all departments with detailed customer information when needed.
  • Using judgment and knowledge to assist customers in making the most suitable choice for their needs.
  • Providing quotations to customers when required.
  • Manage daily emails/phone calls from customers and other offices/departments that pertain to the respective accounts.
  • Direct customer questions/concerns to the correct department as needed.

Work Schedule

Guadalajara Office 8:00 am – 5:00 pm CST

Qualifications

Knowledge of English language (80% minimum)

Education and/or Experience

High School degree required, no prior experience needed.

Benefits

After successfully completing a standard 90-day probationary period the employee is provided with the following benefits package. This includes:

  • Vacation/personal days
  • Law benefits
  • Medical Benefits

Qué estamos buscando…...

  • Actualmente, OEC Gruup está buscando candidatos de nivel inicial como candidatos con alrededor de 1 a 3 años de experiencia, que estén interesados en la industria de logística/cadena de suministros
  • Durante su programa de capacitación trabajará con nuestro capacitador de operaciones, aprendiendo los conceptos básicos de la industria de envío de carga.
  • El Coordinador de Operaciones es el principal responsable de garantizar el movimiento adecuado y oportuno de la carga y la información, al tiempo que cumple con todos los requisitos internos y externos.
  • Oportunidades para crecimiento lateral dentro de otros departamentos.

Qué le podemos ofrecer:

En OEC Group, hemos creado un programa de capacitación interactivo enfocado en educar e involucrar a nuestros nuevos empleados. Nuestro departamento de capacitación lidera cada clase y adapta el plan de estudios en función de la experiencia previa, el conocimiento y la posición específica. Durante la capacitación, se le proporcionarán varios recursos para ayudarlo con el proceso de aprendizaje, que incluye sesiones informativas, actividades grupales y tiempo de revisión individual. Después de completar con éxito su programa, será reasignado a un supervisor directo dentro de su departamento designado.

Acerca del OEC Group

Establecido en 1981, OEC Group es una de las principales compañías de transporte de carga de NVOCC. Con sede en Taipéi, Taiwán, así como oficinas regionales en Nueva York y sucursales en Asia, América del Norte y Europa; OEC Group goza de una sólida posición en un mercado en rápido crecimiento.

Cultura de la empresa

OEC Group ofrece una cultura de trabajo divertida y orientada a la familia. Somos una empresa bien establecida que crece continuamente y busca jugadores de equipo fuertes. A menudo organizamos salidas de la compañía como cenas de equipo, fiestas, picnics de la compañía y actividades para promover el espíritu de equipo.

Responsabilidad y asignaciones esenciales incluyen. Otras actividades pueden ser asignadas.

  • Rastreo y actualización del estatus de los embarques de manera diaria.
  • Descarga del AMS de forma diaria.
  • Correcto y oportuno registro de la información en nuestro sistema (iLogisys).
  • Comunicación efectiva con clientes, proveedores, otras oficinas de OEC y compañeros de trabajo a través de un alto volumen de correos electrónicos, llamadas y contacto verbal.
  • Monitoreo de reportes.
  • Facturación correcta y oportuna a los clientes.
  • Mantener relaciones fuertes y efectivas con los proveedores (navieras, transportistas, etc.)
  • Cumplir con los indicadores de desempeño que sostienen el departamento, la oficina, el servicio y sobre todo los objetivos de la Compañía.
  • Deberá poseer la disposición de entender los procesos operacionales y constantemente buscar maneras de incrementar la eficiencia.
  • Reporteo de flujos de trabajo a Gerencia constantemente.
  • El coordinador de operaciones tendrá que acudir a entrenamientos y capacitaciones obligatorias conforme a los requisitos de la Compañía.
  • El coordinador de operaciones es primordialmente responsable del rastreo, seguimiento y actualización de los embarques mientras que desarrolla y mantiene buenas relaciones con navieras, transportistas, clientes, bodegas, etc.
  • El coordinador de operaciones deberá asegurarse que los embarques sean entregados de manera oportuna y cumpliendo los tiempos de entrega establecidos durante el proceso.
  • Creación de perfiles de cliente internos en iLogisys para proporcionar a todos los departamentos la información detallada de cada cliente.
  • Deberá usar su juicio y conocimiento para asistir a los clientes en seleccionar la mejor opción para sus necesidades.
  • Proveed cotizaciones a los clientes cuando las requieran.
  • Comunicación diaria a través de llamadas y correos electrónicos con clientes y otras oficinas/departamentos que pertenezcan a sus respectivas cuentas asignadas.
  • Conducir las preguntas de los clientes al departamento y persona indicada cuando sea necesario.

Horario de trabajo

Oficina de Guadalajara 8:00 a.m. - 5:00 p.m. CST

Requisitos

Inglés (80% mínimo)

Educación y/o Experiencia

Licenciatura concluida, experiencia no necesaria

Beneficios

Después de completar con éxito un período de prueba estándar de 90 días se tendrá derecho a un paquete de beneficios que incluye:

  • Seguro de Gastos Médicos Mayores
  • 1 día libre por cumpleaños
  • Días de vacaciones / personales
  • Prestaciones de ley

 

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